Arquivo Morto Empresas terceirizam serviço de guarda de documentos para maior segurança de arquivos Pandemia de covid-19 ampliou a necessidade pelo serviço em muitas organizações

Durante o desenvolvimento das atividades diárias, há empresas que produzem um grande volume de documentos. O acúmulo desses arquivos tende a aumentar com o passar do tempo, gerando assim uma crescente demanda de espaços físicos destinados ao armazenamento dessas informações. 

Entendendo a necessidade das empresas, de pequeno a grande porte, o Grupo Mrh oferece o serviço de guarda e gestão de documentos que, nos últimos meses, apresentou uma crescente na demanda devido aos impactos que a pandemia acarretou dentro das organizações.

A diretora do Grupo Mrh e do setor de arquivo, Lia Melo, explica que, geralmente, a contratação do serviço surge a partir do momento em que é detectada a necessidade de melhoria no fluxo de gestão documental na organização ou mesmo por questão de espaço físico que não há dentro da empresa. 

“Quando a empresa nos procura e demonstra interesse pelos nossos serviços, nós realizamos uma avaliação completa para compreender a necessidade de cada empresa e qual o estilo de serviço mais se adequa a ela. Há clientes que contratam o estilo flex, no qual as caixas ficam lacradas e nós não temos acesso ao conteúdo”, destaca a diretora.

Após contratado o serviço, para ter acesso aos documentos, que ficam guardados nos galpões administrados pelo Grupo Mrh, é necessário realizar o acesso ao portal e solicitar a caixa onde ficam os arquivos. Estas são codificadas e quando saem dos galpões são transportadas por uma equipe treinada e com monitoramento. 

Com um contrato fechado por cinco anos, o Banco do Nordeste (BNB) possui atualmente cerca de 250 mil caixas administradas pelo setor de gestão de arquivo e documental do Grupo Mrh. O gerente da Central de Documentação do BNB, Geraldo Ribeiro, explica que, para ter espaço de guarda do arquivo gerado anualmente, seria necessário ampliar o atual galpão.

“Tivemos a necessidade de contratar o serviço pela questão do ganho de espaço físico e, claro, condicionando a segurança da documentação. Como banco, a segurança dos nossos documentos e a agilidade na recuperação da informação são fundamentais”, destaca.

Sobre a Mrh

A Mrh é o maior grupo de gestão de pessoas no Nordeste, sendo a conveniada exclusiva dos MBAs, Cursos e Pós-graduação da Fundação Getúlio Vargas (FGV) nos estados do Ceará, Rio Grande do Norte e Paraíba.

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